Секретарю-референту

Делопроизводство и документооборот
на предприятии

Оформление реквизитов 12 - 14

12. Реквизит «Место составления или издания документа» указывают в соответствии с принятым территориально-административным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями(См. прим. 1). Для юридического лица местом составления или издания документа является место его нахождения, которое определяется местом его юридической регистрации. Место составления или издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации. Например: «Московский государственный технический университет».

13. Наличие в документе реквизита «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Целью ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, является защита служебной и коммерческой документированной информации, неправомерное обращение к которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю или иному лицу.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне» (1993), в котором установлены степени секретности: «особой важности», «совершенно секретно», «секретно». Грифом ограничения доступа к документу является и гриф «для служебного пользования».

Частные коммерческие структуры доступа к государственной тайне не имеют и применяют другие обозначения ограничения доступа к информации.

Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Например:

Конфиденциально

или

КТ(См. прим. 2)

Гриф ограничения доступа к документу при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Например:

Конфиденциально

Экз. 2

14. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Соответственно, существуют 4 варианта адресации.

При адресации юридическому лицу («На имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже(См. прим. 3). Например:

Оформление реквизитов

При адресации структурному подразделению юридического лица («В такой-то отдел такой-то фирмы») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже и наименование структурного подразделения на новой строке с прописной буквы в именительном падеже(См. прим. 4). Например:

Оформление реквизитов

Первый и второй вариант адресации не могут использоваться при оформлении ответного письма.

При адресации руководителю организации или его заместителю указывается наименование должности с прописной буквы в дательном падеже (кому?) и наименование организации в родительном падеже (чего?). Буквенные аббревиатуры (сокращения) и наименования организаций, данные в кавычках, по падежам не изменяются. После наименования организации или наименования структурного подразделения точка (.) не ставится. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

Оформление реквизитов

или

Оформление реквизитов

При адресации руководителю структурного подразделения (например, начальнику отдела) или лицу, должностной ранг которого ниже, указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже, на следующей строке - наименование должности с прописной буквы в дательном падеже. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

Оформление реквизитов

При адресации должностному лицу допускается использовать не включенные в ГОСТ Р 6.30-97 вежливые обращения. В этом случае перед фамилией со строчной буквы указывается только «г-ну» или «г-же». В военных и правоохранительных структурах принято уставное обращение «товарищ» («тов.» или «т.»).

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи».

Документ не должен содержать более четырех адресатов (в этом случае они располагаются один под другим). Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают.

При наличии более четырех адресатов необходимо составлять список рассылки.

При адресации частному лицу, аналогично оформлению конверта, указывается почтовый индекс, город, область (если город областного подчинения), улица, номер дома и номер квартиры. Фамилия и инициалы получателя фиксируются на отдельной строке. Например:

Оформление реквизитов

* * *

Прим. 1 Перед наименованием Москва и Санкт-Петербург обозначение «г.» не ставится.

Прим. 2 Коммерческая тайна.

Прим. 3 Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: «В фирму «Заря»» или «Фирме «Заря»».

Прим. 4 Не допускается использовать изменение по падежам и предлоги. Нельзя: «В отдел сбыта» или «Отделу сбыта».


Рейтинг@Mail.ru