Онлайн уроки русского языка

Русский язык и культура речи

       

Урок 9.2.2. Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

  • тема совещания;
  • цель совещания;
  • перечень обсуждаемых вопросов;
  • время начала и окончания совещания;
  • место, где оно будет проходить;
  • фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;
  • время, отведенное на каждый вопрос;
  • место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания важно:

  1. начать его вовремя;
  2. сообщить о регламенте;
  3. согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
  4. назначить ответственного за регламент и протокол;
  5. предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;
  6. если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;
  7. жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;
  8. регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
  9. соблюдать корректность дискуссии;
  10. использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
  11. подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
  12. завершить точно в назначенное время.

Top.Mail.Ru
Рейтинг@Mail.ru