>>> Перейти на полный размер сайта >>> Работа с программой Microsoft Outlook Microsoft Office![]() ![]() ![]() Планирование совещаний в OutlookЗаписанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны. Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.
Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им. 1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь. 2. Щелкните на кнопке Создать. 3. Раскройте вкладку Планирование. 4. Щелкните на кнопке Другие. 5. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты. 6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта). 7. Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании. 8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный. 9. Затем щелкните на кнопке ОК. На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания. Примечание Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор, чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных. 10. Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.
11. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания выберите время окончания совещания 15:00.
Рис. 20.9. Планирование совещания 12. Разверните вкладку Встреча. В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения. 13. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте. 14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.
|