Работа с программой Microsoft Excel

Microsoft Office

Настройка формата чисел в Excel

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 — это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

* Общий — текст и числовые значения произвольного типа;
* Числовой — наиболее общий способ представления чисел;
* Денежный — денежные величины;
* Финансовый — денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;
* Дата — дата или дата и время;
* Время — время или дата и время;
* Процентный — значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;
* Дробный — рациональные дроби с числителем и знаменателем;
* Экспоненциальный — десятичные дробные числа;
* Текстовый — текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;
* Дополнительный — форматы для работы с базами данных и списками адресов;
* Заказной — формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.

1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат. Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».

Рис. 9.14. Вкладка выбора формата данных

2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат.

3. Щелкните на ячейке Сб, а затем на кнопке Формат с разделителями. Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность. Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность. Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.

6. Щелкните на ячейке С10 и выберите команду Формат > Ячейки.

7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (рис. 9.14).

8. В списке Числовые форматы щелкните на пункте Дата.

9. В появившемся списке Тип щелкните на строке 14 мар 01 (14-Mar-01). Затем щелкните на кнопке ОК.

Рис. 9.15. Различные форматы чисел

10. Аналогичным образом назначьте ячейке С11 формат Экспоненциальный, а ячейке С12 — формат Числовой. Теперь таблица будет выглядеть так (рис. 9.15). Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.

11. Дважды щелкните на ячейке С11 и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.

12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 15.41р. Как войдите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.