Работа с программой Microsoft Word

Microsoft Office

Шаблоны Word

Шаблоны можно рассматривать как обычные документы Word, в которых кроме текста и списка стилен хранится информация о конфигурации панелей инструментов, макросы и параметры, определяющие вид документа и поведение программы. Шаблоны очень удобны, когда ряд документов требуется оформить в одинаковом стиле. Однажды настроив шаблон, вы создаете на его основе несколько файлов, которые наследуют имеющиеся в шаблоне текст и объекты, стили и оформление, макросы и параметры интерфейса Word. Вспомните, что на предыдущих занятиях мы уже пользовались стандартными шаблонами Office, теперь давайте создадим свой собственный шаблон.

1. Откройте документ, созданный на первом занятии. Удалите из него весь текст, таблицу Excel и рисунок кактуса. На странице останется только надпись Геркулес и горизонтальная линия.

2. Выберите команду Файл > Сохранить как. Откроется окно диалога Сохранение документа, показанное на рис. 5.1.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите пункт Шаблон документа.

4. В левой панели окна сохранения файла щелкните на кнопке Мои документы .

5. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать папку.

6. В открывшемся окне диалога введите текст Шаблоны.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. В поле Имя файла введите Here.

9. Щелкните на кнопке Сохранить.

Рис. 5.1. Сохранение шаблона Word

10. Выберите команду Файл > Закрыть, чтобы закрыть окно шаблона. Теперь у вас есть шаблон с заголовком Геркулес, сохраненный в специальной папке.

11. Чтобы указать программе Word, где следует искать шаблоны пользователя, выберите команду Сервис > Параметры.

Рис. 5.2. Пути к служебным файлам

12. Щелкните в открывшемся окне диалога на вкладке Расположение. На этой вкладке, показанной на рис. 5.2, хранится информация об именах, некоторых специальных папок, в том числе и имя папки шаблонов польаователя.

13. Щелкните на строчке Шаблоны пользователя.

14. Затем щелкните на кнопке Изменить. Откроется окно диалога, которое очень похоже на окно сохранения файлов, но предназначено для выбора папки.

15. Щелкните в левой панели этого окна на кнопке Мои документы, затем в основной области окна диалога дважды щелкните на недавно созданной папке Шаблоны.

16. Щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь на вкладку Расположение, но теперь в строке Шаблоны пользователя указана правильная папка.

17. Снова щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно параметров.

18. Теперь попробуйте создать на базе построенного шаблона новый документ. Выберите команду Файл > Создать. В правой стороне экрана появляется окно Создание документа области задач. В разделе Создание с помощью шаблона перечислены недавно используемые шаблоны и ряд стандартных шаблонов. Щелкните на значке Общие шаблоны. Значок шаблона Here появился в окне диалога Шаблоны, как показано на рис. 5.3. Сюда кроме стандартных шаблонов выводятся значки всех файлов с расширением .dot, записанных в папку с шаблонами пользователя.

Рис. 5.3. Выбор шаблона документа Word

19. С помощью переключателя Создать выберите тип создаваемого файла. Положение Документ соответствует созданию обычного текстового документа, а Шаблон позволяет создать новый шаблон.

20. Дважды щелкните на значке Here. Откроется новый документ, в котором сразу появится большая надпись Геркулес, как показано на рис. 5.4. Теперь, пользуясь новым шаблоном, вы можете быстро добавлять такие надписи в начало каждого документа гипотетической компании Геркулес, и все они будут точными копиями заголовка, хранящегося в шаблоне.

Рис. 5.4. Документ, построенный на базе шаблона пользователя

Следует заметить, что так называемый «Обычный документ», который создается щелчком на кнопке Создать панели инструментов или выбором значка Новый документ в разделе Создание документа окна области задач, на самом деле тоже построен на основе шаблона. Этот шаблон записан в файле Normal.dot, который хранится в папке C:\Microsoft Office\Templates [ Предполагается, что пакет Office 2002 был установлен в папку Microsoft Office диска С:.]. Шаблон NormaLdot играет важную роль. Он определяет исходную конфигурацию Word, т. е. вид и поведение программы при ее запуске.

Примечание Если вы обнаружили, что Word выглядит как-то странно или работает неверно, попробуйте закрыть программу и удалить файл Normal.dot. При следующем запуске Word этот шаблон будет сгенерирован заново в соответствии со стандартной конфигурацией, заложенной в Word разработчиками программы.