Работа с программой Microsoft Office

Microsoft Office

Получение справки в Microsoft Office

В Microsoft Office реализовано несколько способов получения справочной информации: 0ни одинаковы для всех приложений Office. Справочная система позволяет быстро разрешить возникшие проблемы. Ею можно пользоваться и как учебником или справочником. Ниже представлен список основных ее компонентов.

* Помощник по Office — интерактивный инструмент, позволяющий вводить вопросы и выбирать ответ из списка тем, близких к сути заданного вопроса. Часто Помощник по Office пытается сам понять источник возникших трудностей и периодически предлагает пользователю полезные подсказки.
* Окно справочной системы — база данных с возможностями поиска информации по названию темы или по ключевому слову.
* Что это такое? — инструмент, позволяющий указать элемент окна диалога и получить краткое описание назначения выбранного объекта.
* Microsoft на Web — система поиска справочной информации на web-страницах компании Microsoft.

Мы не будем рассматривать вопросы поиска справки в Интернете. Навигация но web-страницам — это отдельная большая тема. Сейчас вам предлагается изучить три локальных компонента справочной системы. Давайте посмотрим, что скажет эта справочная система Office о новом буфере обмена.

Рис. 4.16. Помощник по Office

1. Запустите Microsoft Access и откройте ту базу данных, которая уже использовалась на этом занятии. Если пакет Office XP был установлен стандартным образом, то вы наверняка уже встречались с Помощником по Office, который обычно появляется в правом нижнем углу окна.

2. Если Помощника нет, щелкните в панели инструментов на кнопке Справка по Microsoft Access или на аналогичной кнопке в любой другой программе Office. В правом нижнем углу появится забавная фигурка Помощника по Office, которая сразу предложит вам список советов и откроет доступ к полю ввода вопросов, как показано на рис. 4.16. Если Помощник уже присутствует на экране, то для открытия того же самого списка советов достаточно щелкнуть на фигурке Помощника, на указанной выше кнопке панели инструментов или нажать клавишу F1.

3. Иногда Помощник бывает достаточно назойлив. Если вы не нуждаетесь в частых советах, щелкните на фигурке Помощника правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Параметры. Откроется окно диалога, позволяющее настроить поведение Помощника (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Параметры Помощника

Примечание Чтобы совсем убрать Помощника, выберите в контекстном меню Помощника команду Скрыть.

4. В окне параметров Помощника так же, как и в любом другом окне диалога, можно воспользоваться контекстной справкой, объясняющей назначение элементов окна. Для этого щелкните на кнопке с вопросительным знаком, расположенной в правой части заголовка окна. Рядом со стрелкой указателя мыши появится большой вопросительный знак.

5. Щелкните на любом переключателе, поле или другом элементе окна диалога, например на флажке 0 сочетаниях клавиш. Появится всплывающая подсказка с кратким описанием выбранного элемента интерфейса.

6. Щелчком на кнопке ОК закройте окно параметров.

7. Щелкните на фигурке Помощника, введите в поле вопроса слова Буфер обмена и нажмите клавишу Найти. Помощник покажет список тем, связанных с введенным ключевым словом. [Работая с английской версией Office, нужно вводить вопросы и ключевые слова на английском языке. В русской версии, естественно, нужно будет пользоваться русским языком.]

8. Найдите тему, наиболее точно соответствующую вашему вопросу, и щелкните на ней. Обратите внимание на стрелку См. далее. Она позволяет вывести продолжение списка тем. Я выбрал пункт Копирование и вставка нескольких объектов. Откроется окно справочной системы. Навигация по страницам этой базы данных подобна поиску информации в Интернете. Чтобы найти нужную справку, следует щелкать на гиперссылках (подчеркнутых фрагментах текста) и внимательно читать текст очередной страницы. Рано или поздно вы отыщете ответ на свой вопрос.

9. Если вас постигла неудача и найти нужную информацию не удалось, не отчаивайтесь. Щелкните в панели инструментов окна справочной системы на кнопке Показать. Окно увеличится, в нем появится дополнительная область.

Ниже дано описание трех вкладок окна справочной системы.

* Содержание— содержит оглавление справочной системы Office в виде иерархического дерева папок, перемещаясь по которому можно добраться до любой страницы справочной системы.
* Мастер ответов — позволяет ввести вопрос и отыскать страницы справочной системы, в той или иной мере раскрывающие тему вопроса.
* Указатель — предлагает ввести или выбрать в списке ключевое слово, после чего щелчок на кнопке Найти инициирует вывод списка страниц справочной системы, содержащих выбранное слово. Щелчок на названии страницы выводит соответствующую информацию в правую панель окна справочной системы.

Примечание В приложениях Microsoft Office XP нет необходимости вызывать справочную систему, чтобы воспользоваться мастером ответов. В правой части строки меню окна приложения имеется Окно вопроса. Введите туда интересующий вас вопрос и нажмите клавишу Enter. Вы увидите перечень пунктов Справки, имеющих отношение к данной теме.