Работа с программой Microsoft Office

Microsoft Office

Создание документа Microsoft Office

Главное меню Windows раскрывается щелчком на кнопке Пуск и обеспечивает доступ ко всем основным инструментам и приложениям компьютера. При установке Office XP в Главном меню появляются два пункта: Создать документ Office и Открыть документ Office, а в подменю Программы Главного меню добавляются ярлыки шести приложений Microsoft Office.

Два способа создания документов Office.

1. Раскройте Главное меню и выберите пункт Создать документ Office. Откроется окно диалога Создание документа Office, показанное на рис. 3.11. Вкладки этого окна содержат полный набор шаблонов и мастеров создания различных документов Office. Значки вкладки Общие позволяют запустить любое из шести приложений Office и открыть в нем пустой документ. Остальные вкладки содержат значки следующих объектов:

* Базы данных — мастера построения стандартных баз данных Access;
* Шаблоны оформления — шаблоны, на основе которых создаются презентации PowerPoint с заранее заданным оформлением;
* Письма и факсы — стандартные шаблоны писем и факсимильных сообщений для Word;
* Ходатайство — мастер построения шаблона официального ходатайства и наполнения его содержанием, а также шаблоны, созданные этим мастером;
* Слияние — стандартные шаблоны составных отправлений, предназначенных для рассылки нескольким адресатам;
* Записки — докладные записки и небольшие письма;
* Презентации — презентации PowerPoint;
* Публикации — шаблоны текстов, предназначенных для публикации;
* Отчеты — отчеты для Word;
* Электронные таблицы — шаблоны электронных таблиц Excel;
* Веб-страницы — мастер построения web-страниц и шаблоны файлов формата HTML;
* Другие документы — дополнительные мастера и шаблоны документов.

Рис. 3.11. Окно создания документа Office

2. Откройте нужную вкладку, найдите подходящий шаблон или мастер и щелкните на его значке. В поле просмотра в правой части окна диалога появится общий вид выбранного шаблона. Если вместо этого появится сообщение о недоступности выбранного компонента, не огорчайтесь, — благодаря автоматической системе установки компонентов Office шаблон все же можно будет открыть, но для этого потребуется выполнить несколько дополнительных шагов.

Примечание В Office XP найден компромисс между проблемой экономии дискового пространства и необходимостью доступа к дополнительным компонентам приложений. Во время установки Office подавляющая часть этих компонентов не копируется на жесткий диск, но ссылки на них появляются в окнах диалога приложений. Если комплект устанавливался с сервера, то при обращении к такому отсутствующему компоненту модуль установки Office автоматически загрузит с сетевого диска недостающие файлы, и вы сможете продолжить работу, не прерываясь на процедуру переустановки Office. Если установка производилась с компакт-диска, держите его под рукой, он может понадобиться в любой момент для добавления недостающих компонентов.

3. Щелкните на кнопке ОК. При необходимости ответьте на вопросы мастера. Если на экране появится окно диалога, показанное на рис. 3.12, это означает, что в пакет Office устанавливаются дополнительные компоненты. Иногда программа установки может потребовать перезагрузки компьютера. В этом случае сохраните измененные документы, закройте все открытые приложения и щелкните на кнопке Да. После перезагрузки продолжайте прерванную работу.

Рис. 3.12. Программа установки добавляет недостающие компоненты

Активизация значка в окне Создание документа Office автоматически запустит соответствующее приложение Office, в котором откроется документ, построенный на основе выбранного шаблона. Это окно диалога позволяет оперативно просмотреть имеющиеся шаблоны и подобрать подходящее решение для вашего проекта.

Есть и другой способ создания документов Office. Можно вообще не открывать программу Office, а создать необходимые файлы с помощью Windows. Это удобно, если вам нужно определить состав будущего проекта, распределить документы по папкам, дать им легко запоминающиеся названия, а затем поставить перед подчиненными задачи по заполнению созданных файлов необходимым содержанием.

4. Щелкните на пустом месте рабочего стола правой кнопкой мыши.

5. В контекстном меню выберите пункт Создать. Раскроется подменю, показанное на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Создание документа Office

6. Чтобы добавить в папку или на рабочий стол презентацию PowerPoint, выберите команду Презентация Microsoft PowerPoint. Появится значок нового файла, название которого будет подсвечено.

7. В качестве имени введите текст Презентация.ppt. Для создания документа Word, электронной таблицы Excel или базы данных Access выбирайте соответствующие пункты того же подменю.