>>> Перейти на мобильный размер сайта >>>

Работа с программой Microsoft Outlook

Microsoft Office

       

Ответ на электронное письмо

С помощью действий, рассмотренных в упражнении 3 этого занятия, можно отправить письмо любому адресату. Однако для формирования ответов на пришедшие сообщения следует пользоваться специальными инструментами, значительно ускоряющими процедуру формирования письма.

1. Чтобы ответить на пришедшее сообщение, выделите его в окне папки Входящие или откройте в отдельном окне.

2. Щелкните на кнопке Ответить. Откроется окно нового исходящего сообщения. В его адресное поле автоматически будет введен электронный адрес отправителя исходного письма. В поле Тема появится копия темы письма, на которое вы отвечаете, но перед ней будут добавлены символы Re (от английского слова reply — ответить). В основное поле сообщения будет вставлена копия пришедшего письма. Отвечая на электронные письма, всегда оставляйте такую копию входящего сообщения (возможно, немного урезав ее). Она помогает адресату понять, на какое из его писем пришел ответ. Это особенно актуально для тех, кто любит писать лаконичные ответы типа «Да, я согласен».

3. Щелкните на кнопке Отправить панели инструментов. Ответ будет записан в папку Исходящие и отправлен по назначению при очередном сеансе связи с сервером.

В панели инструментов окна входящего сообщения и папки Входящие есть еще две важные кнопки. Первая из них — Ответить всем генерирует сообщение, аналогичное описанному выше, однако в поле Кому добавляется не только адрес отправителя исходного письма, но и адреса всех его получателей (исключая ваш). Это позволяет быстро ознакомить с ответом всех лиц, заинтересованных в получении информации по данному вопросу.

Кнопка Переслать генерирует копию пришедшего сообщения, оставляя строку Кому пустой. Вы сами должны ввести в нее нужный адрес. Эта кнопка используется в тех случаях, когда полученное письмо нужно просто переслать другому человеку.

В предыдущих упражнениях были рассмотрены папки Исходящие и Входящие почтовой системы Outlook. Но этим список папок группы Почта не ограничивается. По умолчанию, Outlook создает в ней еще две специальные папки:

* Удаленные — хранит все сообщения, стертые пользователем. Она подобна Корзине Windows и позволяет восстанавливать сообщения, удаленные по невнимательности. Чтобы эта папка автоматически очищалась при каждом завершении работы Outlook, выберите команду Сервис > Параметры, раскройте вкладку Дополнительно и установите флажок Очищать папку Удаленные при выходе;
* Отправленные — содержит копии сообщений, отправленных из папки Исходящие на почтовый сервер провайдера. Обратите внимание, что сама папка Исходящие хранит только неотправленные письма.

Кроме стандартных папок в группе Почта можно разместить любое число дополнительных папок, предназначенных для хранения прочитанных писем или черновиков. Наличие нескольких папок позволяет делить входящие сообщения по темам. Чтобы добавить новую почтовую папку, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл > Создать > Папка. 2. В поле Имя папки открывшегося окна диалога (рис. 21.14) введите название новой папки.

3. В раскрывающемся списке Содержимое папки выберите пункт Элементы типа Почта.

4. В списке Поместить папку в выделите пункт Входящие.

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. В окне диалога, запрашивающем о необходимости размещения значка новой папки в панели ярлыков, щелкните на кнопке Да. Чтобы в процессе работы с Outlook переместить письмо из одной папки в другую, выполните следующие действия.

7. Откройте папку, содержащую сообщение, которое нужно переместить.

8. В списке писем щелкните на перемещаемом сообщении правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переместить в папку.

9. В окне диалога Перемещение элементов дважды щелкните на той папке, в которую нужно поместить сообщение.

Примечание С помощью описанной последовательности шагов можно перемещать не только почтовые сообщения, но и элементы любых других папок Outlook.

 

 

 

Top.Mail.Ru
Top.Mail.Ru