Работа с программой Microsoft Access

Microsoft Office

Предварительный просмотр и печать отчета Access

Несмотря на многообразие объектов баз данных Access, все они печатаются с помощью одних и тех же приемов. Вид печатной копии отчета или формы определяется расположением элементов управления в окне конструктора. Таблицы и запросы вообще практически не имеют параметров форматирования. Ширина и высота ячеек, а также шрифт их содержимого настраиваются непосредственно в режиме просмотра таблицы или запроса с помощью команд меню Формат. Перед печатью данных полезно вывести отчет в режиме предварительного просмотра, после чего можно распечатывать его на бумагу.

Перед выводом объекта базы данных Access на принтер нужно настроить параметры страницы и проверить правильность форматирования в режиме предварительного просмотра. Давайте выполним все эти действия на примере таблицы Контакты.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы.

2. Двойным щелчком на значке Контакты откройте эту таблицу в режиме редактирования данных.

3. Увеличьте ширину столбца Адрес, перетащив вправо его правую границу, чтобы адреса не обрезались по длине.

4. Выберите команду Формат > Подтаблица > Развернуть все, чтобы отобразить записи таблицы Список.

5. Выделите столбец Код_Контакты, щелкнув на его заголовке.

6. С помощью команды Формат > Скрыть столбцы скройте выделенный столбец. Этот служебный столбец не нужно печатать.

7. Щелкните на заголовке столбца Ключ подчиненной таблицы.

8. Повторным выполнением команды Формат > Скрыть столбцы уберите и этот столбец.

Примечание Режим предварительного просмотра является основным вариантом демонстрации отчетов, поэтому он активизируется двойным щелчком на значке отчета в окне базы данных.

9. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр. Вы увидите предполагаемое оформление бумажной копии таблицы.

Чтобы распечатать активный объект (таблицу, запрос, форму или отчет) базы данных, выполните следующие шаги.

1. Выберите команду Файл > Параметры страницы. Откроется окно диалога, которое позволяет настроить размер страницы, ее ориентацию и поля (рис. 18.22).

Рис. 18.22. Параметры страницы печати отчета Access

2. На вкладке Поля увеличьте левый отступ до 40 мм. Изменение полей отразится на образце, демонстрируемом в разделе Образец.

3. Щелкните на вкладке Страница. При необходимости измените ориентацию на Альбомная.

Ориентация и поля страницы определяют, сколько записей сможет поместиться на одном листе.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Выберите команду Файл > Печать. Откроется окно диалога Печать.

6. В раскрывающемся списке Имя выберите принтер. В разделе Копии укажите необходимое число копий и щелкните на кнопке ОК.