Работа с программой Microsoft Access

Microsoft Office

Метод сохранения в Access настроенных фильтров отбора записей

К сожалению, назначение нового фильтра автоматически стирает все предыдущие, которые уже невозможно применить повторно. Если фильтр достаточно сложный, его многократная настройка может отнимать много времени, и вам, вероятно, захочется как-то спасти результат титанического труда. Access предлагает простой способ сохранения фильтров. Так как окно фильтра подобно конструктору запроса, было бы логично записать фильтр в виде запроса с теми же условиями отбора. Чтобы превратить фильтр в запрос, выполните следующие шаги.

1. Командой Записи > Фильтр > Расширенный фильтр активизируйте окно сложного фильтра, созданного в предыдущем упражнении.

2. Выполните команду Файл > Сохранить как запрос.

3. В открывшемся окне диалога введите имя Фильтр и щелкните на кнопке ОК.

4. Закройте окно фильтра.

5. В окне базы данных появился новый запрос с названием Фильтр. Дважды щелкните на значке этого запроса.

Откроется окно результата выполнения запроса, записи которого будут повторять записи фильтрованной таблицы Контакты. Этим запросом можно пользоваться когда угодно, выводя на экран записи, отобранные по соответствующим критериям. Более того, любой запрос можно превратить в фильтр. Это делается следующим образом.

6. Щелчком активизируйте окно таблицы Контакты (если таблица закрыта, откройте ее).

7. Чтобы назначить новый фильтр (и стереть предыдущий), щелкните на ячейке с фамилией Петров правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Исключить выделенное. В таблице останутся только те записи, в поле Фамилия которых нет слова Петров.

8. Щелчком на кнопке Удалить фильтр отмените фильтрацию данных. Теперь давайте вернем прежний сложный фильтр.

9. Выберите команду Записи > Фильтр > Расширенный фильтр.

10. Выберите команду Файл > Загрузить из запроса.

11. В открывшемся окне диалога выделите запрос Фильтр и щелкните на кнопке ОК. Старые условия фильтрации появятся в бланке окна фильтра. Теперь для применения сохраненного фильтра достаточно щелкнуть на кнопке Применение фильтра панели инструментов.