>>> Перейти на мобильный размер сайта >>>

Работа с программой Microsoft Access

Microsoft Office

Мастер запросов по базе данных Access

Таблицы данных Access предназначены для хранения информации. Вы можете запросить данные, руководствуясь определенным правилом отбора, отфильтровать нужные записи или рассчитать результирующие значения с помощью формул.

Запросы являются инструментом поиска и структурирования данных. Запрос, адресованный одной или нескольким таблицам, инициирует выборку определенной части данных и их передачу в таблицу, формируемую самим запросом. В результате вы получаете подмножество информационного множества исходных таблиц, сформированное по определенному закону. Если обрабатываемый объем информации велик, выделение необходимых данных в такое подмножество позволяет существенно сократить время их обработки. В системах типа клиент-сервер, где основные базы данных хранятся на файловом сервере, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемой через локальную сеть.

Чтобы упростить задачу пользователя, в состав Access включен мастер запросов, позволяющий автоматизировать процесс построения запроса. Давайте с помощью этого мастера выполним выборку информации из таблиц базы данных Контакты.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса с помощью мастера.

3. В раскрывающемся списке Таблицы и запросы первого окна мастера выберите таблицу Список (рис. 17.1).

4. В списке Доступные поля щелкните на строке Дата.

5. Щелкните на кнопке >, чтобы переместить выделенное поле в список Выбранные поля.

6. Повторяя шаги 3-5, добавьте в список Выбранные поля поле Описание таблицы Список, а также ноле Фамилия таблицы Контакты.

7. Щелкните на кнопке Далее.

8. Введите имя запроса Перечень контактов и щелкните на кнопке Готово.

Access построит запрос и выполнит его. Запрос — это набор условий, согласно которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, единственным отличием которой от обычных таблиц является то, что с помощью повторных запусков запроса ее данные можно обновлять в соответствии с изменением информации источников данных запроса.

Рис. 17.1. Мастер запросов

Примечание Чтобы база данных выглядела интереснее, в таблицу Список было добавлено несколько новых записей.

В рассматриваемом случае условие отбора инициирует получение из таблицы Список полей Дата и Описание всех имеющихся записей, а также поля Фамилия таблицы Контакты. Таблицы Список и Контакты связаны между собой через поле Код_Контакты, при этом Контакты является главной таблицей, а Список — подчиненной (то есть каждой записи таблицы Список соответствует только одна запись таблицы Контакты). Поэтому в поле Фамилия результата запроса выводится фамилия из той записи таблицы Контакты, значение поля Код_Контакты которой совпадает со значением одноименного поля таблицы Список.

Рис. 17.2. Результат выполнения запроса

Результат выполнения запроса показан на рис. 17.2.