Работа с программой Microsoft Office

Microsoft Office

Открываем документ Word

Чтобы просмотреть или отредактировать документ Word или "внести новую запясь в базу данных Access, необходимо сначала открыть файл документа, содержащий необходимую информацию. Если файла нет на рабочем столе и вы не помните точное название папки, в котором он хранится, проще всего воспользоваться окном диалога открытия документов. Это окно одинаково для всех приложений Office, а его инструменты позволяют быстро отыскать нужный файл.. Давайте изучим способы поиска файла на примере документа Word.

1. Щелчком на кнопке Документ1 - Microsoft Word Панели задач активизируйте окно Word

2. Щелкните на пункте Файл строки меню Word и выберите в раскрывшемся подменю пункт Открыть. Появится окно диалога, показанное на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Окно диалога открытия файла

Примечание Окна открытия, создания, сохранения и вставки документов в Office ХР значительно переработаны. Теперь у пользователя есть широчайшие возможности поиска файлов, доступ к стандартным папкам и средства управления файлами, размещенные прямо в этих окнах, которые стандартизированы для всех приложений Office ХР.

3. Щелкните на раскрывающемся списке Тип файлов и выберите пункт Документы Word. В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы.

4. Щелкните на раскрывающемся списке Папка и укажите жесткий диск локального компьютера или сетевой диск, на котором находится искомый документ.

5. Для раскрытия папки, вложенной в текущую, найдите ее значок в области списка файлов и дважды щелкните на нем.

6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх панели инструментов.

7. Чтобы найти документ в стандартной папке Windows, щелкните на одной из пяти кнопок левой панели окна диалога Открытие документа. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:

* Журнал — ярлыки недавно открывавшихся файлов и папок;
* Мои документы — папка, в которой по замыслу создателей Windows, должны храниться ваши рабочие документы;
* Рабочий стол — значки рабочего стола Windows;
* Избранное — документы и папки, помещенные в личную папку. Многие программы и сама Windows обеспечивают быстрый доступ к личной папке, в которой удобно хранить наиболее часто используемые файлы или их ярлыки;
* Web-папки — папки, размещенные в Интернете.

8. Если вы не можете вспомнить точное имя файла, попробуйте воспользоваться другим режимом просмотра списка файлов. Щелкните на стрелке справа от значка Представления панели инструментов и выберите подходящий режим. Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:

* Крупные значки — изображение всех файлов папки в виде крупных значков;
* Мелкие значки — изображение всех файлов папки в виде мелких значков;
* Список — простой список всех файлов папки (см. рис. 1.3);
* Таблица — список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла;
* Свойства — отображение свойств выбранного файла, которые выводятся в окне справа от списка, как показано на рис. 1.4;
* Просмотр — предварительный просмотр содержимого выбранного файла в панели, расположенной справа от списка файлов.

9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате в режимах Мелкие значки или Крупные значки, щелкните на них правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Упорядочить значки, а затем укажите в подменю нужный вариант сортировки значков.

Примечание Для упорядочения файлов по одному из признаков в режиме просмотра Таблица достаточно щелкнуть на заголовке столбца данного признака.

10. Если найти нужный файл не удается, щелкните на кнопке Сервис панели инструментов и выберите пункт Найти. Откроется окно диалога, в котором можно сконструировать чрезвычайно сложные условия поиска, приводящие к положительному результату даже в самых безнадежных ситуациях.

Рис. 1.4. Свойства документа Word

11. Найдя документ, выделите его щелчком мыши или введите его имя в поле Имя файла.

12. Щелкните на кнопке Открыть. Содержимое файла появится в окне Word.

13. Список кнопки Открыть, показанный на рис. 1.5, позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения запрещает модификацию документа, а режим Открыть как копию создает в Word копию открываемого документа. Пункт Открыть и восстановить позволяет восстановить файл, который был утерян при внезапном сбое в работе компьютера.

Рис. 1.5. Варианты открытия файла

Примечание Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, раскройте меню Файл. В его нижней части перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.

Вы, естественно, будете не только просматривать имеющиеся документы, но и создавать свои собственные. Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ или нужно создать новый документ в другом приложении Office XP, щелкните на кнопке Создать панели инструментов Стандартная.