Уроки Microsoft Excel

       

Работа с таблицами Excel

Числовое форматирование

Для того чтобы сделать данные столбца более читабельными, на экране необходимо показать число с двумя десятичными знаками, независимо от того, сколько на самом деле в нем имеется цифр после запятой (рис. 2.24).

Рабочий лист с таблицей расчета

Pис. 2.24. Рабочий лист с таблицей расчета шести формул; для ячеек с результатами задан формат "Числовой"

Для применения указанного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, вызвать диалоговое окно Формат ячеек и открыть в нем вкладку Число. В списке Числовые форматы необходимо выделить элемент Числовой. После этого в области справа появятся дополнительные опции. Отметьте флажком опцию Разделитель групп разрядов. В поле Число десятичных знаков введите значение 2 (до второго знака после запятой). Затем выберите в списке Отрицательные числа метод представления отрицательных чисел. В области Образец, расположенной в верхней части вкладки, вы увидите, как будет выглядеть число в ячейке, с которой началось выделение диапазона.

Вкладка Число

Рис. 2.25. Диалоговое окно "Формат ячеек", вкладка "Число", выбран элемент "Числовой"

Обратите внимание на значение, полученное в результате вычисления корня (рис. 2.24). Оно изменилось: уменьшилось количество десятичных разрядов. Может показаться, что число округлено до второго десятичного знака. Но здесь и кроется тонкость, незнание которой может принести неприятности. Не путайте округленное значение с отформатированным. Когда число отформатировано, то оно только кажется округленным. Если вы создадите ссылку на эту ячейку (D13), то ее содержимое будет применяться в исходном виде, то есть со всеми знаками после запятой. Для того чтобы вы поняли, какие последствия может вызвать пренебрежение этой особенностью, приведем следующий пример.

ПРИМЕР: Во время августовского кризиса 1998 года многие предприятия при отгрузке товара перешли на цены, привязанные к у.е. Экономисту одного из таких предприятий потребовалось подготовить спецификацию к контракту на довольно приличную сумму. Умея работать на компьютере, он, естественно, решил воспользоваться программой Excel. В ячейках справа от спецификации экономист поместил курс доллара и цены на товары в долларах. В "официальной" же части рабочего листа - все остальные атрибуты спецификации. При изменении курса доллара он планировал получить новый результат, не производя расчетов вручную, а лишь изменив в ячейке F1 курс доллара. Цены следовало указать в рублях без копеек (то есть в виде целых чисел). При курсе доллара 28,06 руб/$ цена на товар стоимостью $2 составила 56,16 руб (2 х 28,06 = 56,16). Однако на экране отобразилось число 56, так как в качестве параметра форматирования ячеек для рабочего листа было задано отображение только целых чисел (о чем пользователь не вспомнил). Во втором случае товар стоил $3, а его стоимость в национальной валюте составила 3 х 28,06 = 84,24 руб. Однако на экране появилось только число 84. Если опираться на представленные на экране значения, то при умножении цены первого товара на количество должно получиться 56 х 4 = 224. Но компьютер произвел операцию с другими числами (56,16 х 4 = 224,64), и на экране отобразилось число 225.

Пример неправильного форматирования

Рис. 2.26. Рабочий лист с примером неправильного форматирования при создании спецификации

Бухгалтер, подписывающий документы, проверил произведенные расчеты на калькуляторе. Кроме ошибок типа 2 х 2 = 5 он обнаружил значительное расхождение в итоговой сумме. Экономист же настаивал на том, что компьютер не ошибается. К решению спора пришлось привлечь директора и потратить целый день на выяснение того, в чем состояла ошибка.

 

 

 

Top.Mail.Ru
Top.Mail.Ru