Работа с таблицами Excel

Заполнение области ввода однострочного табеля

На примере разработки однострочного табеля продемонстрируем, как быстро и без механических ошибок заполнить ячейки, в которых должны находиться Ф.И.О. и табельные номера. Исходным файлом послужит табличная база данных сотрудников.

Связывание книг

Вы уже знаете, что при вводе формул образуются зависимые и влияющие ячейки. На ход расчетов может повлиять содержимое других ячеек - при наличии в формуле ссылок на них. Цель создания ссылок заключается в использовании содержащейся в ячейках информации. Рассматривавшиеся ранее таблицы размещались на одном рабочем листе. Если же ячейку, содержащую ссылку, перенести на другой лист или в другую книгу, ссылка не разорвется и мы получим связанные посредством формул рабочие листы или книги.

Таким образом, вместо копирования данных из одной книги в другую можно просто создавать ссылки на ячейки другой книги. Воспользуемся этим методом для ввода в табель фамилий и табельных номеров работников.

Для удобства при создании связи между файлами (книгами) разместим их в одной папке. Создайте папку под названием Табель и поместите в нее файлы Табель и База (с базой данных сотрудников).

Заполнение ячеек с названиями должностей и табельными номерами

Название должности каждого работника будет извлекаться из книги База. Реализуется это следующим образом:

1. Откройте две книги, между которыми будет установлена связь. Желательно расположить их в одном окне посредством команды Окно/Расположить.
2. Выделите диапазон ячеек D9:D18 и введите знак равенства.
3. Перейдите в книгу База и выделите ячейку G4. При появлении ссылки на другую книгу автоматически создается абсолютная ссылка. Для преобразования ее в относительную следует нажать три раза функциональную клавишу [F4].
4. В завершение нажмите комбинацию клавиш [Enter+Ctrl].

В результате диапазон D9:D18 будет заполнен такими формулами, как в ячейке D9:

=[База.хls]Сотрудники!G4

Ссылка между открытыми книгами имеет такую структуру:

[Имя_книги]Имя_листа!Адрес_ячейки

После закрытия книги, с которой установлена связь, ссылка изменится: в ней будет указан полный путь, по которому находится исходная информация:

='С:\Отдел кадров\Табель\[База.xls]Сотрудники'!В2

ПРИМЕЧАНИЕ: При наличии пробелов в именах листов, книг или папок весь путь автоматически заключается в одинарные кавычки.

Для создания ссылки на ячейку другой книги путь можно набрать с клавиатуры, но это занимет много времени. Преимущество данного метода лишь в том, что нет необходимости открывать книгу, с которой устанавливается связь.

Для получения ссылок на табельные номера и фамилии установим связь. Например, для ячейки С9 (табельный номер) выполните следующие действия:

1. Выделите диапазон ячеек С9:С18 и введите знак равенства.
2. Перейдите в книгу База и выделите ячейку В2.
3. Нажмите комбинацию клавиш [Enter+Ctrl].

В результате формула в ячейке С9 будет иметь такой вид:

= [База.xls]Сотрудники!В2

Аналогичными формулами будет заполнен весь диапазон ячеек С9:С18.