Работа с таблицами Excel

Двухстрочный табель

Двухстрочные табели рассчитаны на предприятия, график которых предусматривает ночные смены, сверхурочные часы и т. п.

В двухстрочном табеле для каждого сотрудника отводятся две строки: в нижней указывается количество часов, отработанных в ночное время, а верхняя предназначена для ввода остальных данных. Следует отметить, что наличие нескольких строк усложняет установление связи с базой данных, то есть дальнейшее копирование строк с формулами. Тем не менее на практике существуют случаи применения трех- и даже четырехстрочных табелей.

Функции двухстрочного табеля

С помощью двухстрочного табеля должно быть обеспечено решение следующих задач:

1. Автоматический расчет отработанного времени в часах, в том числе: П всего отработанного времени;
- времени, отработанного в выходные и праздничные дни (является день праздничным или выходным, также определяется автоматически);
- времени, отработанного ночью.
2. Учет времени в днях, включая:
- отработанные дни;
- дни, которые сотрудник провел в командировке;
- дни, когда сотрудник был в отпуске;
- дни, когда сотрудник был в учебном отпуске;
- дни, пропущенные из-за болезни;
- дни неявки на работу по неуважительной причине;
- выходные дни.

Создание двухстрочного бланка табеля

Первый этап - создание бланка для табеля на рабочем листе электронной таблицы. Сформируйте систему заголовков табеля, как показано на рис. 7.1.

Данные о сотрудниках (фамилии и табельные номера) могут быть введены одним из трех способов:

- с клавиатуры;
- путем копирования из других электронных документов (например, из табеля за прошлый месяц);
- с помощью формул, позволяющих взять информацию из других таблиц.

Третий способ будет рассматриваться при создании однострочного табеля. Сейчас же мы предполагаем, что данные вводятся с клавиатуры.

Процесс форматирования рассматривался в предыдущих главах и не должен вызвать затруднений.

Для столбцов C:AG необходимо подобрать такую ширину, чтобы в строке 6 дни месяца отображались полностью как на экране монитора, так и при выводе на печать. Для достижения желаемого результата выделите столбцы C:AG и поэкспериментируйте с полем Ширина столбца одноименного диалогового окна.