Единая регистрационно-контрольная карточка оформляется на бумаге формата
А5 или А6 (рис. 3).
Рис. Форма регистрационно-контрольной карточки
В поля карточки заносят следующую информацию:
Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции
указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих - сведения
переносятся из реквизита (14). Достаточно указать только наименование
организации. Для внутренних - указывают вид документа (08).
Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется
только при регистрации входящих документов.
Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка
(09,10 реквизиты).
Краткое содержание - заголовок документа (17); Если
необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание,
отметить наличие приложений и т.д.).
При регистрации входящих документов в позицию 5 последовательно
вносится результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения,
т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации
внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны
поручения. (Информация из текста документа).
В позиции 6 указывают срок (сроки) исполнения на основании
резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для
внутренних документов).
В позиции 7 последовательно отражается информация о
действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как
оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда
помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют
реквизиту (27).
Фонд №, Опись №, Дело № — позиции для фиксации отметок о хранении исполненного
документа.
Как вариант, может использоваться другая форма записи сведений о хранении
исполненного документа:
В позиции «Примечание» указывается фактическое местонахождение документа
в том случае, если исполненный документ в дело не помещен или извлечен
из дела. Записи датируются.
При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров
используется нумерационный бланк - лист бумаги формата А4 с проставленными
на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого
регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности
внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается
из нумерационного бланка.
