Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим
пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки от границы
левого поля, после них ставится двоеточие.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется
после цифры, обозначающей порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы
докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца.
После инициалов докладчика через тире фиксируются основные положения доклада.
Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа
и, как правило, начинается с глагола в прошедшем времени (поддержал, опроверг,
поставил под сомнение, одобрил, возразил, отметил, подчеркнул и т.п.).
Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.
Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются
в протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается;
текст (тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).
После доклада или каждого выступления, если необходимо, последовательно
записываются вопросы и ответы на них. Например:
Фамилия И.О. - как будет осуществляться переподготовка
специалистов?
Фамилия И.О. -...
Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на
вопрос, докладчик или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения
в докладе (выступлении).
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого
по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими
цифрами с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру
обсуждаемого вопроса.
На каждом заседании коллегиальный орган по всем пунктам повестки дня
принимает или решение (РЕШИЛИ:) или постановление (ПОСТАНОВИЛИ:). Постановляющая
часть решений должна быть конкретной и, при необходимости, содержать сведения
об исполнителе, сути поручения и сроках его исполнения.
Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20).
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Например:
Пример оформления протокола приведен в приложении.
По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные,
краткие и сокращенные.
В краткой форме протокола не фиксируется
процесс обсуждения вопросов, т.е. в основной части отсутствуют позиции
СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ.
В сокращенной форме протокола отсутствуют
слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер вопроса, его формулировка
и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с порядком обсуждения
фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или сообщениями. Содержание
выступлений не раскрывается. Например:
О производстве продукции совместно с фирмой...
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Далее фиксируется решение (постановление) по данному вопросу аналогично
полной форме протокола.
Если необходимо проинформировать партнера о решениях, принятых относительно
совместной деятельности, т.е. сообщить часть информации, содержащейся
в подлиннике документа, оформляют выписку из протокола.
Пример оформления выписки из протокола приведен в приложении.