Документооборот - движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из
других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних
(созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота
рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный
период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только
подлинники документов или их заверенные копии.
Управленческая деятельность (управление) основана на следующих
процессах:
получение информации и ее обработка;
анализ, подготовка и принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности
любого учреждения, организации, предприятия.
Понятие делопроизводства
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)
- «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами»(См. прим. 1). Организация
работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих
единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными
функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:
организационное и документационное обеспечение деятельности
организации;
организация единого порядка работы с документами в структурных
подразделениях;
координация деятельности структурных подразделений
при составлении документов;
передача документов внутри и между структурными подразделениями;
создание унифицированных технологических процедур прохождения
и обработки документов в структурных подразделениях организации;
разработка и использование унифицированных форм документов;
организация документооборота, т.е. движения входящих,
исходящих и внутренних документов;
регистрация документов;
организация хранения и использования документов;
организация контроля исполнения документов;
проведение справочно-информационной и аналитической
работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.
Отдельные направления управленческой деятельности называются
функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой
структуре.
Основные (административные) функции управления - планирование,
организация, координация, контроль.
Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение
и т.д.
Функции управления обслуживаются системами документации.
Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной
документации (ОРД).
Система ОРД включает в себя три документационных массива:
Документы организационные (уставы, положения, инструкции,
правила и т.д.).
Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания,
решения и т.д.).
Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы,
докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы,
отчеты и т.д.).
В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления,
регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации,
хранения организационно-распорядительных документов.
* * *
Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998,
с.1, п.1.
