Одним из организующих моментов делового совещания является правильно
составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ,
рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:
тема совещания;
цель совещания;
перечень обсуждаемых вопросов;
время начала и окончания совещания;
место, где оно будет проходить;
фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей
и ответственных за подготовку вопросов;
время, отведенное на каждый вопрос;
место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда
они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать
конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не
информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует
дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно
проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением
внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во
второй его половине.
Длительность совещания не
должна превышать полутора-двух
часов.
Руководителю делового совещания
важно:
начать его вовремя;
сообщить о регламенте;
согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
назначить ответственного за регламент и протокол;
предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например
эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных
предложений, сообщение по поводу... и т. п.;
если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть
конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по
поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения
просчета, недостатка;
жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить
отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в
целом;
регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует
не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие
содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
соблюдать корректность дискуссии;
использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников
совещания;
подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы,
определить задачи на будущее;