Учебное пособие

1С. Управление торговлей

§ 11. Ввод начальных остатков по товарным позициям

Если начало эксплуатации программы совпадает с началом деятельности вашего предприятия (т. е. 1С используется на только что открывшейся фирме, имеющей почти "чистый" баланс), то содержимое данного раздела можно пропустить, поскольку остатки товаров будут рассчитываться "с нуля" на основании вводимых в конфигурацию документов. Если же ваше предприятие на момент начала работы с программой уже осуществляет торговую деятельность — значит, у него на складах имеются определенные остатки товаров, и эти остатки необходимо ввести в базу данных. О том, как осуществляется ввод начальных остатков по товарным позициям, и будет рассказано в данном параграфе.

В рассматриваемой конфигурации ввод начальных остатков удобно производить с помощью документа Оприходование товаров. Для этого следует перейти в раздел Запасы и закупки и в панели навигации щелкнуть на ссылке Складские документы. Тем самым будет выполнен переход в режим работы со складскими документами, к числу которых относится и документ Оприходование товаров. При этом на экране отобразится список сформированных ранее складских документов (рис. 1.20).

Рис. 1.20. Перечень складских документов

Если вы только начинаете работать с программой и до настоящего момента не ввели ни одного складского документа — данный список будет пустым. По мере ввода в программу складских документов этот список будет пополняться новыми позициями. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается номер документа, дата его формирования, тип документа, название склада, название и реквизиты документа-основания (если текущий документ был создан на основании другого документа), а также наименование организации, от имени которой оформлен документ.

Примечание На рис. 1.20 видно, что в окне имеются две вкладки — Журнал документов и Распоряжения на оформление. В контексте рассматриваемого вопроса нас интересует вкладка Журнал документов, поэтому описание второй вкладки здесь не приводится.

Чтобы сформировать документ Оприходование товаров, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Создать или выполнить команду Все действия | Создать, а затем в открывшемся окне щелчком мыши выбрать тип документа Оприходование товаров (рис. 1.21).

Рис. 1.21. Выбор типа документа

После нажатия в данном окне кнопки OK на экране отобразится окно ввода и редактирования документа Оприходование товаров (рис. 1.22).

Рис. 1.22. Ввод начальных остатков по товарным позициям

В данном окне в поле Номер указывается порядковый номер документа в конфигурации. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент записи документа, но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры. Для этого установите курсор в данное поле, нажмите любую клавишу и в открывшемся окне подтвердите свои намерения, после чего введите требуемый номер. Отметим, что без особой необходимости редактировать данный параметр не рекомендуется, по-скольку это может привести к путанице и нарушению целостности данных.

В поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций (описание данного справочника приведено в следующей главе), нужно выбрать название организации, от имени которой оформляется данный документ. Попросту говоря, здесь указывается организация, которая является владельцем товара.

Аналогичным образом в поле Склад указывается название склада, на который будут оприходованы товары по данному документу. Выбор осуществляется из числа складов (мест хранения), внесенных ранее в справочник складов (с этим справочником мы также познакомимся в следующей главе).

По своей сути любая операция оприходования товаров (имеется в виду не только ввод начальных остатков, но и другие виды оприходования) относится к категории доходных операций. По-этому в поле Статья доходов необходимо указать название доходной статьи, по которой будет отражено оприходование товаров по данному документу. В нашем случае эта статья будет называться Ввод начальных остатков, и ее нужно выбрать в окне (рис. 1.23), которое вызывается нажатием в данном поле кнопки выбора.

Рис. 1.23. Выбор статьи доходов

Если в данном окне требуемая статья отсутствует — ее следует ввести. Для этого нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Создать и в открывшемся окне заполните параметры так, как показано на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Ввод статьи доходов

В данном случае достаточно лишь с клавиатуры в поле Наименование ввести название статьи, установить переключатель Аналитика доходов в положение Направление деятельности. После нажатия в данном окне кнопки Записать и закрыть статья появится в списке (см. рис. 1.23), где ее и можно будет выбрать для включения в документ Оприходование товаров.

В поле Подразделение (см. рис. 1.22) следует указать название структурного подразделения предприятия, от имени которого оформляется данный документ. Это подразделение будет впоследствии считаться источником прочего дохода по данной операции. Выбор осуществляется в окне списка подразделений, которое вызывается с помощью клавиши F4 или кнопки выбора. Содержимое этого списка формируется при построении организационной структуры предприятия.

В табличной части окна формируется список товаров, по которым вводятся начальные остатки. Для добавления в список новой позиции нажмите клавишу Insert или кнопку Добавить (можно также воспользоваться командой Все действия | Добавить или аналогичной командой контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши). При выполнении любого из перечисленных действий в списке появляется новая позиция, номер которой присваивается автоматически. Чтобы указать номенклатуру, нужно для этой позиции в поле Наименование нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне списка номенклатуры выбрать товар, по которому вводятся начальные остатки.

После этого можно заполнять остальные параметры позиции. Если учет данного товара ведется в разрезе дополнительных характеристик, то в поле Характеристика аналогичным образом выбирается требуемая характеристика. Если для данного товара используется упаковка, то она выбирается аналогичным образом в поле Упаковка. В противных случаях указанные параметры остаются незаполненными.

В поле Количество с клавиатуры или с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора, вводится количество начальных остатков товара в установленных для него единицах измерения. Затем в поле Цена аналогичным образом вводится цена единицы товара, выраженная в валюте управленческого учета.

Внимание! В рассматриваемой конфигурации реализована возможность ведения как регламентированного, так и управленческого учета. При этом регламентированный учет ведется в национальной денежной единице, а для управленческого учета можно выбрать любую другую валюту из числа валют, введенных ранее в соответствующий классификатор. Чтобы установить валюту управленческого учета, войдите в раздел Администрирование и в панели действий выберите пункт Настройка параметров учета. Затем в открывшемся окне щелкните на ссылке Общие настройки и в поле Валюта управленческого учета из раскрывающегося списка выберите требуемую валюту, после чего нажмите кнопку Записать и закрыть.

Значение поля Сумма рассчитывается программой автоматически после заполнения полей Количество и Цена, и вручную не редактируется.

Если учет данного товара ведется в разрезе грузовых таможенных деклараций, то в поле ГТД укажите требуемую декларацию (она выбирается в окне, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопки выбора). После заполнения данного поля автоматически заполнится и поле Страна происхождения (вручную данный параметр не редактируется).

Вот по такому алгоритму и осуществляется формирование спецификации документа на оприходование начальных остатков товаров. Отметим, что добавлять в спецификацию новые позиции можно на основании уже имеющихся — это бывает полезно, например, когда большинство параметров добавляемого товара совпадает с параметрами уже добавленной в список ранее позиции. Для этого нужно щелчком мыши выбрать позицию и нажать в инструментальной панели кнопку Добавить новый элемент копированием текущего (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) или выполнить команду Все действия | Скопировать. В результате в списке появится новая позиция, параметры которой (за исключением порядкового номера) будут совпадать с выбранным ранее товаром, и вам останется лишь внести требуемые изменения.

Если потребуется, вы можете изменить порядок следования позиций в списке — для этого используйте кнопки со стрелками "вверх" и "вниз", которые также находятся в панели инструментов окна редактирования.

Для удаления товаров из спецификации документа используйте в инструментальной панели кнопку Удалить текущий элемент или клавишу Delete. При этом соблюдайте осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет позицию из списка.

В нижней части окна в поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за формирование и проведение данного документа. При необходимости в расположенном ниже поле Комментарий можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.

Завершается ввод начальных остатков нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть. После этого документ будет сохранен и отобразится в списке складских документов (см. рис. 1.20), а также будет проведен по учету, что найдет свое отражение в остатках товаров по указанному в документе складу.

Чтобы убедиться в том, что начальные остатки оприходованы на склад, сформируйте ведомость складских остатков. Для этого в панели действий данного раздела выберите пункт Ведомость по товарам на складах и в параметрах настройки ведомости укажите фильтр по данному складу и дату, следующую за датой проведения документа на оприходование складских остатков. Здесь мы не будем подробно на этом останавливаться, поскольку порядок настройки и формирования основных отчетов будет рассмотрен далее, в соответствующей главе книги.