Работа с программой Microsoft Word

Microsoft Office

Создание источника данных для слияния в Word

Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера Слияние

2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка. Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.

Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.

Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.

Рис. 8.7. Создание источника данных

Другие пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.

Примечание Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3. Щелкните на кнопке Настройка. Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.

4. Выделите пункт Обращение.

5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.

Рис. 8.8. Настройка полей источника данных

Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1 и Индекс.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. Щелкните на кнопке Закрыть окна диалога Создание источника данных.

9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.

10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить..., чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.

11. Заполните поля формы.

12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись.

13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.

ТАБЛИЦА 8.1. Источник данных слияния

14. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы сохранить базу данных, а затем — на кнопке ОК окна Получатели.

Примечание Для изменения информации источника данных щелкните в панели инструментов Слияние на кнопке Получатели, а затем в открывшемся окне диалога — на кнопке Изменить. Откроется форма источника данных. Для перемещения по записям источника пользуйтесь кнопками Первая, Назад, Вперед, Последняя в нижней части формы.

Рис. 8.10 . Панель инструментов Слияние