Работа с программой Microsoft Office

Microsoft Office

Управление папками и файлами из Office

Описание операций управления файлами научит вас создавать и удалять папки с помощью окон диалога приложений Microsoft Office.

1. Запустите Excel и заполните несколько ячеек открывшегося листа.

2. Выберите команду Файл > Сохранить. Появится окно диалога Сохранение документа, показанное на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Окно диалога сохранения документа

3. В левой панели окна щелкните на кнопке Мои Документы. В основном списке окна появится содержимое этой папки. Предположим, что вы только что начали работать над новым проектом и хотите, чтобы все относящиеся к нему файлы хранились в отдельной папке. Но вы забыли создать такую папку заранее. Что же делать?

4. Щелкните в панели инструментов окна на кнопке Создать папку.

Примечание Описанные здесь приемы управления папками и файлами в равной степени относятся к окнам диалога открытия документа, вставки объекта и другим окнам диалога, открываемым в приложениях пакета Office ХР и предназначенным для выбора файла.

5. В открывшемся окне диалога введите имя папки Новый проект и щелкните на кнопке ОК. Новая папка будет добавлена в текущую папку Мои Документы и сразу откроется в окне диалога Сохранение документа.

6. Чтобы вернуться в папку Мои Документы, щелкните в панели инструментов окна на кнопке со стрелкой влево. Эта кнопка позволяет возвращаться назад в те папки, которые недавно открывались в окне выбора файла. В папке Мои Документы, показанной па рис. 3.9, есть файл с непонятным названием Книга1.xls. Если файл был создан недавно, вы, вероятно, еще помните, что в нем хранится: Полезно отразить это в названии документа.

7. Щелчком выделите значок Книга1.xls.

8. Щелкните на кнопке Сервис.

9. Выберите в раскрывшемся подменю (рис. 3.10) команду Переименовать. Название значка станет выделенным, и вы сможете дать файлу новое имя или изменить существующее.

Рис. 3.10. Меню сервисных инструментов

Другие команды этого подменю выполняют следующие операции:

* Удалить — удаляет выделенный файл;
* Печать — печатает выделенный документ на стандартном принтере;
* Добавить в папку «Избранное» — добавляет в папку избранных документов ярлык выделенного файла;
* Подключить сетевой диск — подключает диск другого локального компьютера к файловой системе Windows;
* Свойства — открывает окно диалога свойств выделенного объекта (файла или папки);
* Параметры web-документа — открывает окно диалога параметров документов web;
* Общие параметры — позволяет настроить параметры окна диалога сохранения документа.

Если оказалось, что какой-либо файл больше не нужен, выделите его в списке окна диалога и нажмите клавишу Delete. Файл будет перемещен в Корзину.

Примечание Чтобы стереть файл в обход Корзины, при выполнении операции удаления в любом окне интерфейса Windows или приложения Office держите нажатой клавишу Shift. Имейте в виду, что документ, удаленный в обход Корзины, восстановить невозможно!

11. Чтобы получить доступ к файлам Интернета, щелкните в левой панели окна сохранения файла на кнопке Web-папки.

12. Для добавления папки удаленного ресурса щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder). Откроется окно мастера Добавление папки Web. Далее следуйте указаниям мастера.

Примечание Если в Office 97 только появились первые инструменты поддержки формата HTML, то в пакете Office XP система доступа в Интернет полностью интегрирована. Теперь вы можете работать с документами интрасети и Интернета точно так же, как с локальными файлами компьютера.