Работа с программой Microsoft Outlook

Microsoft Office

Создание нового электронного письма в Outlook

Outlook предлагает удобный интерфейс для отправки исходящих сообщений. Для задания адресов можно пользоваться адресной книгой или списком контактов. Список рассылки позволяет настроить расписание отправки писем. К любому электронному сообщению можно присоединить один или несколько файлов данных, которые дойдут до адресата вместе с самим письмом.

Примечание В последнее время для форматирования электронных сообщений все чаще используется стандарт НТМl_Outlook XP полностью поддерживает этот формат при чтении и отправке электронной почты.

Чтобы создать новое электронное письмо и отправить его по назначению, достаточно заполнить несколько полей специальной формы Outlook и напечатать текст.

1. Выберите команду Файл > Создать > Сообщение. Откроется окно, показанное на рис. 21.6.

2. Чтобы указать адрес получателя, щелкните на кнопке Кому.

3. В раскрывающемся списке Источник адресов открывшегося окна диалога (рис. 21.7) выберите источник, в котором хранится адрес получателя. Электронный адрес можно выбрать из Адресной книги Windows, Адресной книги Outlook или из списка контактов.

Рис. 21.6. Новое сообщение

4. В левом списке выделите имя адресата или настроенный ранее список рассылки, с помощью которого можно адресовать письмо сразу нескольким получателям.

Рис. 21.7. Выбор адреса

5. Щелкните на кнопке Кому.

6. Чтобы копия письма была отправлена по второму адресу, выберите его в левом списке окна (при необходимости сменив источник адресов) и щелкните на кнопке Копия.

7. Добавив адреса всех получателей, щелкните на кнопке ОК.

Адресная часть любого сообщения имеет три поля — Кому, Копия и СК, — в каждое из которых можно ввести несколько адресов, разделенных точкой с запятой. Письмо будет отправлено всем людям, адреса которых перечислены в трех этих полях. При этом получатели будут видеть в заголовке письма все адреса, введенные в поля Кому, Копия, а адреса, введенные в поле СК, будут скрыты от них.

Примечание Чтобы отправить сообщение получателю, отсутствующему в адресных книгах, достаточно ввести его адрес в поле Кому окна сообщения. Нет необходимости сначала добавлять запись в адресную книгу, а затем выбирать ее оттуда с помощью кнопки Кому.

8. Щелкните на поле Тема и введите тему сообщения, которая появится в окне почтовой программы получателя в списке пришедших сообщений. Это поле заполнять не обязательно, но наличие темы помогает получателю разбираться в многочисленных письмах, пришедших на его адрес.

9. В основное окно сообщения введите текст письма.

10. Если вы считаете, что отправляемое сообщение достаточно важно, щелкните на кнопке Важность: высокая панели инструментов. Такие письма помечаются в почтовой программе получателя специальным значком, требующим немедленной реакции.

11. Щелкните на кнопке Отметить к исполнению.

12. В списке Отметка открывшегося окна диалога (рис. 21.8) выберите пункт Ответить.

Рис. 21.8. Настройка отметки

13. В календаре поля Срок: выберите тот день, до которого получатель должен среагировать на ваше сообщение.

14. Щелкните на кнопке ОК. В списке писем почтовой программы получателя в строке такого помеченного сообщения пользователь увидит флажок, указывающий на необходимость определенной реакции на сообщение. В самом сообщении будет указан тип и срок ожидаемой реакции.

15. Чтобы отправить письмо, щелкните на кнопке Отправить панели инструментов. Сообщение будет помещено в папку Исходящие. При очередном соединении с почтовым сервером провайдера все сообщения этой папки будут отправлены адресатам.