Работа с программой Microsoft Outlook

Microsoft Office

Планирование совещаний в Outlook

Записанный контакт с данными о человеке или организации позволяет существенно экономить время. С помощью инструментов Outlook можно отправить по адресу контакта электронное сообщение, послать приглашения на совещание согласно адресам, указанным в списке контактов, и даже позвонить по телефонному номеру, зафиксированному в контакте. Вам не придется повторно вводить адреса и телефоны. Outlook автоматически считает необходимую информацию из папки контактов.

Контакты, хранящиеся в Outlook, могут использоваться для рассылки приглашении на совещание. Для планирования совещаний Outlook предлагает специальный инструмент. Попробуйте воспользоваться им.

1. В панели ярлыков Outlook щелкните на значке Календарь.

2. Щелкните на кнопке Создать.

3. Раскройте вкладку Планирование.

4. Щелкните на кнопке Другие.

5. В списке Источник адресов открывшегося окна диалога (см. рис. 20.7) выберите пункт Контакты.

6. В списке доступных имен и ресурсов щелкните на строке Александр Петров (Эл.почта).

7. Щелкните на кнопке Обязательный, чтобы указать на настоятельную необходимость присутствия этого человека на совещании.

8. Выделите строку Сергей Николаев (Эл. почта) и щелкните на кнопке Необязательный.

9. Затем щелкните на кнопке ОК.

На вкладке Планирование, показанной на рис. 20.9, наряду с вашим именем появятся имена приглашенных. Бланк занятости по времени показывает, что в промежутке от 14:00 до 14:30 вы отсутствуете в офисе, интервал 11:00-11:30 занят, а с 15:00 до 15:30 вы тоже, видимо, не сможете присутствовать на совещании (все указанные встречи и время обеденного перерыва были настроены на предыдущем занятии). Вертикальная белая полоса с зеленым и красным краями предлагает интервал времени, который, по мнению Outlook, подходит для назначения совещания.

Примечание Если Outlook имеет доступ (например, через локальную сеть) к расписаниям людей, приглашаемых на совещание, в окне планирования совещания появятся отметки занятых интервалов времени для этих людей. В такой ситуации вам было бы достаточно щелкнуть на кнопке Автовыбор, чтобы программа Outlook нашла для совещания время, устраивающее вас и всех приглашенных.

10. Чтобы назначить начало совещания на 13:00, щелкните мышью в бланке занятости вблизи этого числа.

11. С помощью раскрывающегося списка Конец собрания выберите время окончания совещания 15:00.

Рис. 20.9. Планирование совещания

12. Разверните вкладку Встреча. В поле Тема введите текст Совещание, который будет добавлен в одноименное поле электронных сообщении. В поле, расположенное в нижней части этой вкладки, введите необходимые пояснения.

13. Щелкните на кнопке Отправить. Outlook автоматически прочтет адреса приглашенных из папки Контакты, сгенерирует сообщения и при первой возможности отправит их по электронной почте.

14. Закройте окно встречи без сохранения введенных данных.