Работа с программой Microsoft Outlook

Microsoft Office

Добавление нового контакта в Outlook

Outlook предлагает множество инструментов управления большим списком контактов — записей, содержащих информацию о ваших знакомых и коллегах. Опираясь на библиотеку контактов, можно быстро отправлять адресатам электронные сообщения, планировать совещания, выполнять необходимые телефонные звонки и многие другие действия.

Контакт — это имя, фамилия, адрес, телефон и другая информация о человеке, с которым вы часто связываетесь тем или иным образом. В список участников контакта могут входить коллеги по работе, клиенты, организации, с которыми вам приходится взаимодействовать, необходимые справочные службы. Имея электронную базу данных контактов Outlook, вы получаете возможность быстрого поиска и сортировки информации по любому параметру.

В Outlook информация о людях и организациях хранится в папке Контакты. Предполагается, что сейчас эта папка пуста. Поэтому, прежде чем выполнять те или иные операции, нужно добавить несколько контактов и научиться корректировать введенные данные.

Чтобы добавить новый контакт, выполните следующие шаги.

1. Запустите Outlook.

2. Выберите в панели ярлыков Outlook значок Контакты.

3. В панели инструментов щелкните на кнопке Создать. Откроется окно бланка контакта, показанное на рис. 20.1. Оно имеет пять вкладок:

* Общие — содержит поля для ввода часто используемой информации: имени, адреса, названия компании, телефонов, электронного адреса и заметок;
* Подробности — позволяет вводить дополнительные данные о человеке, например отдел компании, профессию, сокращенное имя, дату рождения и т. п;
* Действия — представляет собой журнал операций, выполнявшихся с использованием данного контакта. Сюда записываются факты отправки и получения электронных сообщений и писем, телефонные звонки;
* Сертификаты — хранит сертификаты безопасности (цифровые идентификаторы), позволяющие расшифровывать электронные сообщения, поступающие от человека, описанного в данном контакте;
* Все поля — позволяет увидеть все поля контакта. С помощью этой вкладки можно изменить любую информацию, связанную с контактом, например цвет заметок, записываемых со ссылкой на этот контакт. Здесь же можно ввести дополнительные данные, такие как имена детей или список увлечений.

4. В поле Полное имя введите текст Александр Петров и нажмите клавишу Enter. Курсор переместится в поле Должность.

Примечание Чтобы указать дополнительные параметры имени, такие как отчество, префикс обращения и суффикс, щелкните на кнопке Полное имя и заполните соответствующие поля.

Рис. 20.1. Контакт

5. Введите текст Главный архитектор и снова нажмите клавишу Enter.

6. В поле Организация введите слова Строительная компания. По умолчанию имя и фамилия автоматически дублируются в поле Хранить как в обратном порядке. Это поле определяет формат идентификатора контакта, который обусловливает местоположение контакта в алфавитном списке. Роль главного слова в алфавитном списке могут играть фамилия, имя или название организации.

7. Раскройте список Хранить как и выберите пункт Строительная компания (Петров, Александр), чтобы в дальнейшем искать данную запись по названию организации. На вкладке Общие бланка контакта предусмотрены четыре поля для телефонов. Однако Outlook может одновременно хранить гораздо больше номеров телефонов, отображая на этой вкладке любые четыре из них.

8. Чтобы указать, какой номер телефона должен демонстрироваться в первом поле, щелкните на соответствующей кнопке со стрелкой.

9. Выберите в раскрывшемся списке пункт Автомобильный.

10. Введите номер автомобильного телефона и нажмите клавишу Enter.

11. В открывшемся окне диалога выберите страну расположения телефона и код города. Затем щелкните на кнопке ОК. Указанные данные позволят Outlook правильно адресовать телефонный звонок при использовании этой программы для автоматического набора номера.

Примечание Окно выбора страны и кода города открывается только в том случае, если вы ввели номер телефона не полностью. Можно сразу записать номер телефона с кодом страны и города, тогда указанное окно не появится.

12. Введите номер домашнего телефона, рабочий факс и номер мобильного телефона.

13. Щелкните на кнопке Адрес.

14. В открывшемся окне диалога (рис. 20.2) введите рабочий адрес Петрова.

Рис. 20.2. Добавление адреса в Outlook

15. Щелкните на кнопке ОК. Адрес появится на вкладке Общие. При необходимости щелкните на кнопке со стрелкой, расположенной ниже кнопки Адрес, выберите другую разновидность адреса и, повторив шаги 11-13, введите домашний адрес.

16. Напечатайте адрес электронной почты в поле Эл. почта (E-mail). Если электронный адрес уже имеется в адресной книге Windows, можете скопировать его оттуда. Для этого щелкните на кнопке с раскрытой книгой. В списке Источник адресов появившегося окна диалога выберите необходимую адресную книгу, щелкните на нужной записи книги, а затем на кнопке ОК. В поле примечаний любого контакта можно ввести дополнительные пояснения или даже добавить файл. Такой файл может содержать резюме человека, его фотографию и любую другую информацию, которую полезно хранить вместе с контактом.

17. Чтобы присоединить к контакту документ Word, щелкните на кнопке Добавить файл.

18. В открывшемся окне щелкните на кнопке Мои документы, выделите один из файлов с расширением DOC и щелкните на кнопке Вставка. Значок файла появится в нижней части вкладки Общие. Теперь, чтобы просмотреть содержимое файла, достаточно дважды щелкнуть на его значке в окне контакта.

19. Щелкните на кнопке Категории.

20. В списке категорий установите флажок Дела и щелкните на кнопке ОК.

21. Чтобы сохранить настроенный контакт и сразу перейти к вводу нового, щелкните на кнопке Сохранить и создать.

22. Повторяя описанные выше шаги, введите еще два контакта.

Примечание Чтобы создать контакт для человека, работающего в компании, реквизиты которой уже записаны в одном из контактов, выделите в папке Контакты имеющийся контакт с этой компанией и выполните команду Действия > Создать контакт в той же организации. В открывшемся бланке контакта уже будут заполнены поля организации, адреса и рабочих телефонов.

23. Заполнив поля последнего контакта, щелкните на кнопке Сохранить и закрыть, чтобы вернуться в основное окно папки контактов, которое теперь будет выглядеть примерно так, как показано на рис. 20.3.

Рис. 20.3. Папка контактов в Outlook