Работа с программой Microsoft Outlook

Microsoft Office

Ярлыки Outlook

Microsoft Outlook — отличный организатор вашей деловой жизни. Это приложение может служить электронным аналогом записной книжки, обрабатывать сообщения электронной почты, хранить списки контактов и задач, вести дневник событий. Outlook управляет документами компьютера и сообщениями электронной почты, хранит список контактов с другими людьми и компаниями, напоминает о назначенных встречах и совещаниях. Этот электронный организатор поможет сохранить всю важную информацию и вовремя напомнит о предстоящем событии.

Приложение Outlook объединяет в себе несколько компонентов, облегчающих управление документами компьютера, отправку и получение электронных сообщений, составление расписания событий и списка задач, хранение информации о контактах с другими людьми. Outlook может даже заменить Проводник Windows, обеспечив доступ ко всем ресурсам компьютера.

Outlook хранит информацию в папках, расположенных в специальных файлах (не следует путать папки Outlook с папками жесткого диска). Пользователю не нужно заботиться о своевременном сохранении данных Outlook. Программа сама вовремя запишет все новые сообщения, события и контакты на жесткий диск. Папки Outlook достаточно разнообразны. Для обработки хранящейся в них информации предлагается множество различных инструментов. По этой причине Outlook имеет достаточно сложный интерфейс с большим количеством кнопок, меню, списков и окон диалога.

После запуска Outlook командой Программы > Microsoft Outlook Главного меню Windows на экране появляется окно Outlook. В его левой части расположена панель с набором ярлыков, объединенных в группы. В верхней части окна есть обычная строка меню и панель инструментов. Остальная область окна Outlook отводится под содержимое открытой папки, над которым располагается раскрывающийся список личных папок (то есть папок, содержимое которых хранится во внутренних файлах Outlook). Чтобы вывести на экран ту или иную информацию из стандартных папок Outlook, выполните следующие шаги.

1. Щелкните на кнопке группы Ярлыки Outlook.

2. Щелкните на одном из ярлыков этой группы, например на значке Outlook сегодня. В основной области окна Outlook появится информация о текущих событиях сегодняшнего дня, как показано на рис. 19.1. Сюда выводится список событий, назначенных в календаре Outlook, задачи, запланированные на текущий день, а также состояние ваших почтовых ящиков. Кроме стандартных ярлыков, Outlook разрешает пользователю добавлять собственные ярлыки и группы. Это позволяет поместить в панель Outlook ярлыки часто используемых папок компьютера и инструментов Outlook, сгруппировав их по темам.

Рис. 19.1. Окно Outlook

3. Щелкните в панели ярлыков правой кнопкой мыши и выберите в контекст ном меню команду Добавить группу.

4. В качестве названия группы введите текст Мои ярлыки.

5. Щелкните на кнопке новой группы.

6. Щелкните правой кнопкой мыши в области ярлыков новой группы и выберите в контекстном меню команду Ярлык для панели Outlook. Список Просмотреть открывшегося окна диалога (рис. 19.2) позволяет выбрать один из двух наборов папок:

* Outlook — стандартные папки Outlook, хранящиеся в служебных файлах программы, и папки с сообщениями электронной почты;
* Файловая система — папки файловой системы компьютера или папки других компьютеров локальной сети.

7. Выберите в списке Добавить к панели Outlook пункт Файловая система.

8. Разворачивая ветви дерева папок компьютера, найдите папку с какими-либо документами (например, папку MyWebs) и выделите ее.

9. Щелкните на кнопке ОК.

10. Щелкните на новой папке правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать ярлык. Введите имя Web-страницы.

11. Повторяя шаги 6-10, добавьте в группу Мои ярлыки стандартную парку Outlook Дневник, назначив ей название Журнал.

Рис. 19.2 Добавление ярлыков в панель Outlook

Примечание Чтобы удалить ненужный ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить с панели Outlook. Для удаления группы щелкните правой кнопкой мыши на ее заголовке и выберите команду Удалить группу.

12. Щелкните на ярлыке Веб-страницы. В окно Outlook будет выведено содержимое соответствующей папки жесткого диска. С помощью инструментов Outlook вы можете выполнять с файлами списка практически те же операции, что и в окне Проводника Windows:

* запускать программу, дважды щелкнув на исполняемом файле или ярлыке;
* открывать документ, дважды щелкнув на его значке или перетащив значок в окно приложения;
* щелчком правой кнопки мыши открывать контекстное меню файла, с помощью которого можно вырезать, копировать, переименовывать, удалять или распечатывать файл и выполнять многие другие операции;
* копировать файл в другую папку, перетащив его значок из окнa Outlook в окно Проводника, окно папки, на рабочий стол или на значок папки-приемника в панели ярлыков Outlook;
* создавать в панели Outlook ярлык файла, перетащив значок в эту панель.

Примечание

Ярлыки основных папок жесткого диска с документами пользователя по умолчанию помещаются в группу Другие папки панели ярлыков Outlook.