Работа с программой Microsoft Access

Microsoft Office

Фильтры отбора записей базы данных Access

Фильтры, как и запросы, предназначены для отбора определенных записей базы данных. Но фильтр сохраняется вместе с таблицей и не может использоваться с другими объектами, если он не был записан в виде запроса.

Установка фильтра — простейший способ отбора части записей в таблице, запросе или форме. В этом упражнении с помощью фильтра будет выделено несколько записей таблицы Контакты.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Таблицы, а затем дважды на значке Контакты.

2. В столбце Фамилия щелкните на ячейке с фамилией Петров.

3. Щелкните на кнопке Фильтр по выделенному. В результате видимыми останутся только те записи, в поле Фамилия которых присутствует значение Петров (рис. 17.10).

4.Чтобы отменить влияние фильтра, щелкните на кнопке Удалить фильтр.

Примечание Access запоминает последний применявшийся фильтр. Его можно снова назначить простым щелчком на кнопке Применение фильтра. Это та же самая кнопка, с помощью которой отменяется действие фильтра, но теперь она будет иметь другое название.

Фильтр может быть и более сложным. Например, чтобы оставить все записи с фамилией Петров и непустым полем телефона, выполните следующие шаги.

Рис. 17.10. Фильтрация записей

5. Выберите команду Записи > Фильтр > Расширенный фильтр. Откроется окно, похожее на конструктор запроса. Критерий равенства поля Фамилия значению Петров уже будет присутствовать в бланке фильтра.

6. Перетащите поле Рабочий Телефон во второй столбец бланка.

Рис. 17.11. Окно расширенного фильтра

7. В ячейку Условие отбора введите формулу <>Null (рис. 17.11).

Значение любого пустого поля равно величине NuIL Условие < >NuII проверяет поле на неравенство величине Null, то есть отбирает все непустые поля.

8. Выберите команду Фильтр > Применить фильтр. Настроенный фильтр будет применен к таблице Контакты. В результате в ней останутся только две записи.

9. С помощью команды Записи > Удалить фильтр отмените фильтрацию.