Уроки Microsoft Excel

Работа с таблицами Excel

Перенос данных из текстового редактора в таблицы Excel

Поскольку перечень полей табличной базы данных находится в документе Word, надо переместить его в электронные таблицы. Вот как можно быстро и без ошибок выполнить эту операцию:

1. Выделите перечень в документе Word и скопируйте его в буфер обмена.
2. Перейдите в программу Excel (если она запушена, то это можно осуществить посредством клавиш [Alt+Tab]).
3. Поместите табличный курсор в любую ячейку рабочего листа, расположенную под строкой 1 (в строке 1 будут находиться имена полей табличной базы данных). Допустим, вы выбрали ячейку А4.
4. Произведите вставку текста, находящегося в буфере обмена. В результате заголовки будут расположены друг под другом и займут 21 ячейку рабочего листа.

Обработка перенесенных текстовых данных

Обратите внимание, что все заголовки оформлены в одном формате:

- порядковый номер;
- точка;
- пробел;
- непосредственно текст заголовка;
- точка с запятой.

Однако из заголовка нам нужен только текст, образующий имя поля списка. Поэтому следующим этапом работы будет очистка текста от лишних символов. Конечно, эту операцию можно произвести вручную, до или после копирования текста в электронные таблицы. Но если записей будет несколько десятков или сотен, то вы потратите на это очень много времени и, скорее всего, внесете ошибки.

Справиться с данной работой можно довольно быстро, если использовать текстовые функции Excel. Алгоритм одного из таких методов представлен на рис. 4.2.

Рис. 4.2. Алгоритм очистки текста от лишних символов

При этом предполагается, что формат перечня заголовков точно соответствует приведенному выше описанию. В противном случае (если, например, после точки вместо одного пробела введены два) алгоритм работать не будет.