Дело - «совокупность документов или документ, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»(См. прим. 1).
Формирование дела - «группирование исполненных документов
в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов
внутри дела»(См. прим. 2).
При формировании дел используются следующие признаки заведения
дел (классификационные признаки):
номинальный (по видам и разновидностям документов)
- приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
предметно-вопросный (по содержанию). Например: «Документы
о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)»;
авторский (документы одного автора группируются в одно
дело). Например: «Протоколы собраний трудового коллектива фирмы «Заря»
за 1998 год» или «Документы о совместной деятельности с фирмой «Икс»
(договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)»;
корреспондентский;
по грифу ограничения доступа к документу (13).
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному
(приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический,
т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения
вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации
использовать способ отправки документов («письма отдельно, факсы отдельно»)
и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
При формировании документы в дела необходимо учитывать
следующие требования.
В дело помещаются:
исполненные документы;
правильно (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97) оформленные
документы;
один экземпляр каждого документа (подлинник или заверенная
копия);
документы одного года (за исключением переходящих
дел(См. прим. 3)).
Черновики документов в дело не помещаются. Планы и
отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию
(«План работы... на 1998 год», «Отчет о работе... в 1998 году» должны
храниться в делах 1998 года).
Приложения, независимо от даты их утверждения или
составления, помещаются после основных документов.
Дело не должно содержать более 200-250 листов. При
необходимости дело разделяют на несколько томов, частей.
* * *
Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998,
с.З, п.71.
Прим. 2 Там же, п.72.
Прим. 3 Переходящим называется
дело, документы которого отражают решение вопроса, которое длится более
одного года (устав фирмы, уголовное дело и т.д.). Переходящее дело вносится
в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.