Секретарю-референту

Делопроизводство и документооборот
на предприятии

Систематизация регистрационно-контрольных карточек

Массив регистрационно-контрольных карточек (РКК) образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК:

  • алфавитный;
  • географический (региональный);
  • корреспондентский;
  • номинальный (по видам и разновидностям документов);
  • предметно-вопросный (по заголовку, содержанию);
  • структурный (по структуре организации, по отделам);
  • хронологический (по дате) и т.д.

При расстановке регистрационно-контрольных карточек, как правило, удается активизировать несколько поисковых признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

Внутри каждой рубрики карточки расставляют по хронологии или в валовом порядке регистрационных номеров. Традиционно применяется обратный (... 5, 4, 3, 2,1) порядок регистрационных номеров и дат.

Справочная картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.


Рейтинг@Mail.ru