Секретарю-референту

Делопроизводство и документооборот
на предприятии

       

Сортировка документов

При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

  • 1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;
  • 2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (приложение). Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений (Порядок регистрации рассматривается в разделе «Регистрация документов»).

Для того чтобы правильно провести предварительное рассмотрение, необходимо хорошо представлять себе деятельность фирмы и перспективы ее развития.

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы:

  • документы, которые должны быть представлены руководителю;
  • документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем:

  • важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса);
  • сложность и новизна поставленных вопросов;
  • авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации);
  • срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение).

Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.).

Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время.

Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16).

Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.

Перераспределение

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

Рейтинг@Mail.ru