Секретарю-референту

Делопроизводство и документооборот
на предприятии

       

Составление и оформление сопроводительного письма

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д.

Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Постоянные реквизиты бланка письма:

    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • справочные данные (07);
    • код ОКПО (04);
  • переменные реквизиты бланка письма:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )(См. прим. 1);
    • адресат (14);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20)(См. прим. 2);
    • подпись (21);
    • отметка об исполнителе ()(См. прим. 3).

Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:

О материалах конференции

или

Об отзыве на статью

Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Направляем Вам...,

Возвращаем Вам...,

Высылаем Вам....

Допускается начинать текст письма фразами типа

В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем)...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) ...

Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.

Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:

Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.

Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении.

* * *

Прим. 1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.

Прим. 2 Заполняется обязательно.

Прим. 3 Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.

Рейтинг@Mail.ru