Секретарю-референту

Делопроизводство и документооборот
на предприятии

   

Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Управленческая деятельность (управление) основана на следующих процессах:

  • получение информации и ее обработка;
  • анализ, подготовка и принятие решений;
  • выполнение решений;
  • учет и контроль принятых решений.

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Понятие делопроизводства

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами»(См. прим. 1). Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основными функциями служб документационного обеспечения управления (ДОУ) являются:

  • организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
  • организация единого порядка работы с документами в структурных подразделениях;
  • координация деятельности структурных подразделений при составлении документов;
  • передача документов внутри и между структурными подразделениями;
  • создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в структурных подразделениях организации;
  • разработка и использование унифицированных форм документов;
  • организация документооборота, т.е. движения входящих, исходящих и внутренних документов;
  • регистрация документов;
  • организация хранения и использования документов;
  • организация контроля исполнения документов;
  • проведение справочно-информационной и аналитической работы, в том числе по вопросам документационного обеспечения управления.

Отдельные направления управленческой деятельности называются функциями управления. Функции управления постоянны в любой управляемой структуре.

Основные (административные) функции управления - планирование, организация, координация, контроль.

Специальные функции управления - финансирование, учет, снабжение и т.д.

Функции управления обслуживаются системами документации. Основные (административные) функции управления обслуживает система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Система ОРД включает в себя три документационных массива:

  1. Документы организационные (уставы, положения, инструкции, правила и т.д.).
  2. Документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, решения и т.д.).
  3. Документы справочно-информационные (письма, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, заявления, планы, отчеты и т.д.).

В учебном пособии рассматриваются вопросы составления, оформления, регистрации, организации документооборота, контроля исполнения, систематизации, хранения организационно-распорядительных документов.

* * *

Прим. 1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998, с.1, п.1.

Рейтинг@Mail.ru